+7 (499) 653-60-72 Доб. 448Москва и область +7 (812) 426-14-07 Доб. 773Санкт-Петербург и область

Каким документам присваивается исходящий номер

В электронном журнале на каждый отдельный массив документов создается собственный файл. Как правило, электронный журнал не распечатывается, за исключением необходимости получения подписи исполнителя для доказательства направления ему конкретного документа. Практически вся входящая или исходящая информация фиксируется при поступлении или выходе из предприятия. Но стоит разобраться какая именно корреспонденция должна обязательно регистрироваться в журнале, а какая не потребует учета.

ВИДЕО ПО ТЕМЕ: 1С:Документооборот. Настройка автоматической нумерации

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефонам, представленным на сайте. Это быстро и бесплатно!

Содержание:

Правила регистрации документов в вопросах и ответах

Регистрация исходящих документов 3. Документы, подписанные Министром лицом, исполняющим его обязанности , заместителями Министра передаются исполнителем на регистрацию и отправку в отдел документооборота.

Исполнитель передает на регистрацию в отдел документооборота подлинник документа, являющегося основанием для подготовки ответа, вместе с подлинником указания по исполнению документа резолюции и все экземпляры подлинник и визовые исходящего документа, подписанного Министром лицом, исполняющим его обязанности , заместителями Министра.

Документы, по которым имеются неурегулированные разногласия, передаются исполнителем на регистрацию и отправку из Министерства только при наличии соответствующего решения Министра лица, исполняющего его обязанности.

В случае отсутствия подлинника документа, являющегося основанием для подготовки ответа, исполнитель передает в отдел документооборота копию соответствующего документа. В этом случае проставляется отметка на копии документа, являющегося основанием для подготовки ответа, об отсутствии оригинала на момент регистрации.

Не допускается передача исполнителем на регистрацию визовых экземпляров документов, выполненных на черновиках. В нерабочее время, выходные и праздничные дни во время отсутствия сотрудников отдела документооборота, в том числе дежурных срочные исходящие документы за подписью Министра лица, исполняющего его обязанности , заместителей Министра регистрируются в соответствующих секретариатах.

Секретариаты Министра, заместителей Министра представляют визовые экземпляры зарегистрированных в секретариатах исходящих документов вместе с подлинниками поручений в отдел документооборота не позднее Документы, подписанные руководством структурных подразделений, регистрируются в секретариатах структурных подразделений или сотрудниками, ответственными за ведение делопроизводства в соответствующих структурных подразделениях.

Регистрационный номер и дата документа присваиваются СЭДО автоматически и с регистрационной карточки переносятся на документ зарегистрировавшим его сотрудником. Регистрационный номер документа и дата регистрации проставляются также и на его копии.

Электронная копия документа, подготовленного на бумажном носителе, прикрепляется к регистрационной карточке СЭДО сотрудником, зарегистрировавшим документ, после присвоения регистрационного номера и перенесения регистрационного номера на бланк. Не создаются и не прикрепляются к регистрационной карточке СЭДО электронные копии документов, указанных в пункте 3.

Зарегистрированные документы за подписью руководства структурных подразделений, подготовленные на бумажном носителе, передаются исполнителями или сотрудниками, ответственными за ведение делопроизводства, на отправку почтой или по электронной почте в отдел документооборота.

В регистрационную карточку СЭДО в поле "Записи архива" во вкладке "Журнал" вносится информация о списании документа в дело согласно номенклатуре дел. Документы, являющиеся основанием для исполнения поручения, письма и др. Вторые визовые экземпляры документов за подписью Министра лица, исполняющего его обязанности или заместителей Министра формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел в отделе документооборота.

Вторые визовые экземпляры документов за подписью руководства структурных подразделений формируются в дела в соответствии с номенклатурами дел структурных подразделений. Выдача копий визовых экземпляров исходящих документов за подписью руководства Министерства и оснований для выполнения поручений осуществляется отделом документооборота по письменному запросу руководителя заместителя руководителя структурного подразделения в адрес структурного подразделения, на которое возложены функции по организации ведения делопроизводства в Министерстве.

Регистрация исходящих электронных документов осуществляется в соответствии с пунктом 3. Архивные справки и архивные выписки регистрируются в отделе архивного хранения документов.

Документы для принятия решения руководством Министерства о временном ограничении права сотрудника Министерства на выезд из Российской Федерации или возможности выезда из Российской Федерации в служебную командировку или по личным делам заключения и решения готовятся в структурном подразделении, на которое возложены функции по защите государственной тайны.

Указанные заключения и решения после утверждения подписания руководством Министерства регистрируются и хранятся в структурном подразделении, на которое возложены функции по защите государственной тайны, без передачи второго визового экземпляра в отдел организации и ведения документооборота.

Документы за подписью Министра лица, исполняющего его обязанности , заместителя Министра, направляемые в адрес иностранных посольств консульств , миссий, представительств иностранных государств по торгово-экономическим вопросам в г.

Москве, а также иностранных организаций за границей, передаются исполнителями для регистрации в отдел документооборота в открытом конверте. Документы за подписью руководства структурного подразделения, направляемые в адрес иностранных посольств консульств , миссий, представительств иностранных государств по торгово-экономическим вопросам в г.

Москве, а также иностранных организаций за границей, регистрируются в структурных подразделениях и передаются исполнителями на отправку в отдел документооборота в упакованном законвертованном виде с указанием на конверте почтового адреса, наименования получателя, исходящего номера документа.

На экземпляре документа, подлежащем передаче иностранному представителю, проставляется дата, а регистрационный номер проставляется только на вербальных нотах. Фамилия исполнителя и другие реквизиты не указываются. Должностное лицо, передавшее документ представителям иностранных государств, делает отметку на визовом экземпляре о том, какой экземпляр кому и когда вручен, и заверяет документ своей подписью.

Все копии врученного документа регистрируются одним исходящим номером. Визовые экземпляры документов за подписью Министра лица, исполняющего его обязанности , заместителя Министра хранятся в отделе документооборота до передачи в архив Министерства.

Визовые экземпляры документов за подписью руководства структурных подразделений до передачи в архив Министерства хранятся в структурных подразделениях.

Регистрация исходящих документов

Работа с исходящей корреспонденцией Делопроизводство от А до Я. Для организации рационального документооборота компании необходимо упорядочить работу с исходящим документопотоком от момента создания документа до его отправки за пределы компании. Организация документооборота в создаваемой компании Исходящие документы, инициативные либо ответные на поступившие запросы, готовятся специалистами в структурных подразделениях.

Петренко Верно: Инспектор подпись З. Горюк

Использование дополнительных параметров В работе любых организаций могут складываться ситуации, когда важные документы постоянно не успевают вовремя обработать и передать адресату, входящая или исходящая корреспонденция регулярно теряется, а у сотрудников фирмы нет четкого понимания, какие операции нужно производить с документами. Ведение делопроизводства посредством специализированного программного решения 1С: В программе реализован учет движения официальной документации организаций с учетом положений законодательства РФ, требований ГОСТ и традиций, которые сложились в сфере делопроизводства нашей страны и других государств. В настоящей статье рассмотрено ведение делопроизводства в 1С на примере конфигурации 1С: Документооборот версии КОРП релиз 2.

Документооборот исходящих документов, Руководство, Проектов, Исследование из Делопроизводство

Работа с входящей корреспонденцией Делопроизводство от А до Я. И со временем оно будет только расти. Чтобы не утонуть в этом потоке, необходимо поддерживать четкий порядок на всех этапах жизни документов. При создании компании и дальнейшей ее работе будет образовываться большое количество входящих документов. Организация документооборота в создаваемой компании Обязанности по учету входящих документов возлагаются на специальное структурное подразделение служба ДОУ или секретарскую службу. Порядок прохождения документов и операции, производимые с ними в компании, регламентируются инструкцией по делопроизводству, положениями о структурных подразделениях и должностными инструкциями работников. Это локальные внутриучрежденческие нормативные документы должны быть разработаны, утверждены и доведены до сведения работников компании. Четкое выполнение требований инструкций, положений дает возможность организации рационального документооборота компании — движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления. Основными принципами организации рационального документооборота являются:

Помощь: Правила регистрации исходящих документов

В том случае, если документ утверждается постановлением, распоряжением главы администрации, на нем проставляется отметка: На документах, требующих особого удостоверения их подлинности, ставится печать. Количество печатей, их виды и перечень документов, на которых они проставляются, определяет глава администрации. В городской администрации большой гербовой печатью заверяются подписанные главой администрации или лицом, исполняющим его обязанности, договоры, соглашения, в которых одной из сторон является администрация города; доверенности, дающие право представлять интересы администрации в различных учреждениях; юридические документы на право пользования земельными участками, выдаваемые физическим и юридическим лицам; векселя администрации, Почетные грамоты, свидетельства о награждении муниципальными премиями и учреждении стипендий администрации. Малой гербовой печатью заверяются служебные и командировочные удостоверения, больничные листы работников городской администрации, акты, исходящие инициативные документы, подписанные заместителями главы администрации.

Документооборот в организации По материалам форума.

Пироговой Пирогова Напомним, что это лишь примерная форма - можно добавлять, изменять или удалять определенные графы, например добавить графу "Отметка об исполнении" для контроля исполнения документов. Данные об исполнителе можно взять из резолюции руководителя на входящем документе. После занесения в журнал документа и проставления на нем регистрационной отметки его направляют по назначению соответствующим исполнителям.

Делопроизводство в 1С Документооборот

Регистрация исходящих документов 3. Документы, подписанные Министром лицом, исполняющим его обязанности , заместителями Министра передаются исполнителем на регистрацию и отправку в отдел документооборота. Исполнитель передает на регистрацию в отдел документооборота подлинник документа, являющегося основанием для подготовки ответа, вместе с подлинником указания по исполнению документа резолюции и все экземпляры подлинник и визовые исходящего документа, подписанного Министром лицом, исполняющим его обязанности , заместителями Министра.

Основные требования к составлению и оформлению документов кроме судебных актов 3. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. При подготовке документов кроме судебных актов необходимо соблюдать следующие правила: В состав подписи входит: Первый экземпляр исходящего документа письма направляется адресату с оригиналом подписи. Документу присваивается исходящий регистрационный номер, состоящий из индекса подразделения и очередного порядкового номера, исходящих из суда документов.

Как загрузить документ с помощью сервиса ДокАрхив и Загрузка документов?

К записи комментария Антонина 28 02 Здравствуйте! Составляю архивные справки и регистрирую их в журнале выдачи архивных справок. Но не уверена в том, какой исходящий номер ставить. Сейчас беру исходящий номер в приемной так делалось до меня. Не лучше ли будет ставить исходящий номер от архива? Правильно ли будет ставить исходящий так: Можно ли сменить индекс исходящего номера с марта месяца или ждать начала следующего года? Но здесь надо исходить из того, где формируются и хранятся вторые экземпляры справок.

Регистрация исходящих документов Регистрационный номер и дата документа присваиваются СЭДО автоматически и с регистрационной.

Также регистрационный номер может содержать индекс дела, в которое будет помещена его копия в компании-отправителе согласно с номенклатурой дел. Датой письма считается дата его подписания. Ни в коем случае не стоит путать с датой составления.

Журнал регистрации исходящих документов. образец, бланк 2018

Как загрузить документ с помощью сервиса ДокАрхив и Загрузка документов? Для того, чтобы отправить документ на распознавание, необходимо нажать кнопку Выбрать и отправить и выбрать необходимые файлы. При наличии на сервере новых распознанных документов под кнопкой Выбрать и отправить активизируется счетчик Новых документов:

Журнал входящей и исходящей документации образец

.

.

.

.

.

Комментарии 13
Спасибо! Ваш комментарий появится после проверки.
Добавить комментарий

  1. Розалия

    До какого срока действует эта амнистия?